11.09.2025

Steigende Volumina, neue Absatzmärkte oder zusätzliche Prozessschritte bringen etablierte Strukturen im Übersetzungsmanagement schnell an ihre Grenzen. Wir bei oneword kennen die Situationen, in denen gewachsene Strukturen versagen und Kund:innen Unterstützung suchen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Probleme in Ihrem Übersetzungsmanagement frühzeitig erkennen und wie die langfristige Zusammenarbeit mit einem professionellen Übersetzungsdienstleister Ihre Ressourcen schont.

Was mit wenigen Dokumenten und zwei Sprachen überschaubar begann, entwickelt sich bei wachsenden Unternehmen schnell zu einem komplexen Unterfangen. Die „kleine“ Nebenaufgabe des Übersetzungsmanagements wird zur zeitraubenden Hauptbeschäftigung. Verzögerungen häufen sich, die Qualität schwankt und die Koordination bindet wertvolle Ressourcen. Diese Probleme entstehen schleichend und fallen oft erst auf, wenn der Leidensdruck zu groß wird. Aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir, wann es Zeit wird, professionelle Strukturen aufzubauen, um beispielsweise den hohen internen Aufwand oder die fehlende Expertise für neue Absatzmärkte und Sprachen zu bewältigen. Wir haben fünf zentrale Warnsignale identifiziert und unsere Lösungsansätze für ein effizientes Übersetzungsmanagement zusammengestellt.

Das erste Warnsignal zeigt sich, wenn die interne Koordination von Übersetzungen unverhältnismäßig viele Ressourcen bindet und Fachkräfte von ihren eigentlichen Aufgaben abhält. Ein typisches Beispiel: Eine Technische Redakteurin verbringt die Hälfte ihrer Arbeitszeit damit, Übersetzungsaufträge zu koordinieren, anstatt Bedienungsanleitungen zu erstellen. Sie kontaktiert Freelancer:innen, prüft Verfügbarkeiten und verschickt Dateien. Besonders kritisch wird die Situation vor Produkteinführungen, wenn sowohl die Technische Dokumentation fertiggestellt als auch die Übersetzungen für den internationalen Rollout koordiniert werden müssen.

Die Lösung liegt in der Professionalisierung der Strukturen, um sich wieder auf die wirklich relevanten Dinge konzentrieren zu können. Mit einem erfahrenen Übersetzungsdienstleister, der die komplette Koordination übernimmt, können Ressourcen flexibel aufgestockt und Peaks problemlos abgefangen werden. Unsere speziell ausgebildeten Projektmanager:innen kümmern sich um Ihre Projekte und setzen dabei professionelle Tools ein, um jeden Schritt im Übersetzungsprozess effizient und bestmöglich zu unterstützen. Durch diese Unterstützung können sich Ihre Mitarbeiter:innen wieder voll und ganz auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren.

Das zweite kritische Problem betrifft fehlende objektive Bewertungsgrundlagen für die Qualität Ihrer Übersetzungen. Ein beispielhaftes Szenario: Ein japanischer Vertriebspartner meldet, die Übersetzung klinge „merkwürdig“ und sei für den lokalen Markt ungeeignet. Ohne entsprechende Sprachexpertise und klare Bewertungsstandards lässt sich jedoch nicht beurteilen, ob es sich um echte Übersetzungsfehler, persönliche Präferenzen oder vernachlässigte regionale Besonderheiten handelt. Diese Unsicherheit führt zu endlosen Diskussionen zwischen Übersetzer:innen und Niederlassungen, während niemand objektiv vermitteln kann. Im Extremfall werden aus reiner Unsicherheit komplette Texte neu übersetzt – ein enormer Zeit- und Kostenaufwand.

Die Lösung ist ein professionelles Reklamationsmanagement: Änderungswünsche werden von unseren Projektmanager:innen und Übersetzer:innen geprüft. Unser Netzwerk qualifizierter Fachübersetzer:innen ermöglicht dabei auch jederzeit objektive Zweitmeinungen. Wir unterscheiden systematisch zwischen tatsächlichen Fehlern, Stilfragen und regionalen Präferenzen. Fachsprachliche Korrekturen fließen direkt in Terminologiedatenbanken ein, um die korrekte Übersetzung nachhaltig sicherzustellen. Wenn gewünscht, übernehmen wir auch die Kommunikation mit den Niederlassungen, um Abstimmungsprozesse zu vereinfachen und Missverständnissen entgegenzuwirken.

Das dritte Warnsignal zeigt sich in der nachlassenden Leistung Ihres bestehenden Übersetzungsdienstleisters. Die Symptome dieser Verschlechterung, wie regelmäßig nicht eingehaltene Liefertermine, können das ganze Unternehmen belasten. Wenn beispielsweise übersetzte Handbücher drei Tage zu spät kommen, kann sich schlimmstenfalls die gesamte Produkteinführung verzögern. Auch eine sinkende Übersetzungsqualität führt schnell zu Mehraufwand, Unzufriedenheit und birgt natürlich das Risiko für Fehler. Die Entwicklung verläuft dabei oft schleichend. Viele Unternehmen scheuen den Wechsel, weil der Aufwand zu groß erscheint.

Dabei kann ein professioneller Neustart ganz leicht sein. Am Anfang steht bei oneword eine gründliche Bedarfsanalyse, in der wir erfahren möchten, was Ihnen wichtig ist: Worin besteht Ihr Übersetzungsbedarf, welche Workflows stellen Sie sich vor und welche Tools oder Services können Ihr Übersetzungsmanagement sinnvoll unterstützen? Darauf basierend entwickeln wir transparente, verbindliche Konditionen ohne versteckte Kosten.

Das vierte Warnsignal betrifft mangelnde Betreuungskontinuität bei Ihrem Übersetzungsdienstleister. Das Problem zeigt sich besonders deutlich, wenn Sie bei jedem Anruf eine andere Person am Telefon haben, die weder Ihre Projekte noch Ihre spezifischen Anforderungen kennt. Sie müssen dann immer wieder dieselben Vorgaben erklären: dass bestimmte Produktbezeichnungen nicht übersetzt werden dürfen, dass Ihre technischen Texte einen spezifischen Stil erfordern oder dass Lieferungen immer bis Donnerstagmittag erfolgen müssen. Diese mangelnde Kontinuität kostet Zeit und Nerven. Wichtige Details gehen schnell verloren und die Qualität schwankt von Projekt zu Projekt.

Kontinuität in der Betreuung und Beratung hat bei uns System: feste Projektmanagement-Teams mit klaren Verantwortlichkeiten betreuen Sie dauerhaft und denken aktiv mit. Alle projekt- und unternehmensrelevanten Informationen sind zentral gespeichert und für die jeweils berechtigten Teammitglieder zugänglich. Wir setzen außerdem auf Stammübersetzer:innen, die sich in Ihre Unternehmenstexte und Ihre Fachterminologie einarbeiten und dadurch eine konstant hohe Qualität gewährleisten.

Das fünfte Warnsignal ist die zunehmende Komplexität Ihrer Übersetzungsprozesse durch Lücken im Leistungsportfolio des aktuellen Partners. Besonders problematisch wird es, wenn Ihre Dokumente mangels Direktübersetzung über Relaissprachen gehen müssen – etwa für asiatische Sprachen erst ins Englische und dann in die Zielsprache. Dies verdoppelt Kosten und Lieferzeiten bei gleichzeitig erhöhtem Fehlerrisiko. Weitere Ineffizienzen entstehen, wenn Ihr Dienstleister kein professionelles Terminologiemanagement unterstützt oder wenn Sie für Desktop-Publishing eine zusätzliche Agentur beauftragen müssen, welche die übersetzten Dokumente final layouten kann. Denn jeder zusätzliche Dienstleister bedeutet mehr Koordinationsaufwand und neue Fehlerquellen.

Als Komplettanbieter vereinen wir alle erforderlichen Leistungen unter einem Dach. Wir bieten Direktübersetzungen in alle Sprachen, professionelles Terminologiemanagement, integriertes Desktop-Publishing und umfangreiches Know-how im Bereich MTPE. Unsere Spezialist:innen aus verschiedensten Bereichen arbeiten von Anfang an zusammen. Bei Beratungsgesprächen sind alle relevanten Expert:innen dabei, um ganzheitliche Lösungen zu entwickeln. So beenden wir das kostspielige Stückwerk verschiedener Anbieter und machen Ihre Prozesse effizienter.

Die beschriebenen Warnsignale sind uns aus unzähligen Erstgesprächen vertraut. Unternehmen, die jahrelang mit improvisierten Lösungen und fragmentierten Prozessen gearbeitet haben, erleben nach der Umstellung auf professionelle Strukturen oft eine deutliche Entlastung. Der Wildwuchs aus Excel-Listen, E-Mail-Kommunikation und verschiedenen Dienstleistern weicht dann einem systematischen Ansatz.

Welche dieser Warnsignale kennen Sie aus Ihrem Unternehmen? Wenn Ihnen die beschriebenen Situationen bekannt vorkommen, sollten Sie über eine Professionalisierung Ihrer Übersetzungsprozesse nachdenken. Diese Investition zahlt sich mehrfach aus: CAT-Tools und Translation Memorys senken kontinuierlich die Kosten. Ihre Mitarbeiter:innen gewinnen wertvolle Arbeitszeit zurück. Teure Fehler werden von vornherein vermieden. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite werden aus zeitraubenden Herausforderungen effiziente Prozesse, die Ihr internationales Wachstum unterstützen, statt es zu bremsen.

Professionalisieren Sie Ihre Übersetzungsprozesse und gehen Sie gemeinsam mit uns den Schritt vom Stückwerk zum System. In einer kostenlosen Bestandsaufnahme analysieren unsere Expert:innen Ihre aktuelle Situation und entwickeln gemeinsam mit Ihnen einen Weg zu professionellen Übersetzungsstrukturen. Vereinbaren Sie Ihr unverbindliches Analysegespräch über unser Kontaktformular.