Eigentums- und Nutzungsrechte: Wir verwalten Ihre Daten – Sie besitzen diese
Wir garantieren Ihnen die Geheimhaltung und den Schutz Ihrer Dokumente und Daten sowie ein uneingeschränktes Eigentumsrecht der übersetzten Dokumente und Übersetzungsspeicher, der sogenannten Translation Memorys (TMs). Das bedeutet für Sie: Sobald eine Übersetzung, Textadaption oder DTP-Leistung ausgeliefert und finanziell beglichen wurde, gehen auch gleichzeitig alle Nutzungs- und Eigentumsrechte in Ihren Besitz über.
Keine versteckten Kosten: Ihre Translation Memorys sind bei uns Ihr Eigentum
Alle oneword-Kund:innen halten auch die Eigentumsrechte an den Translation Memorys. Diese Handhabung halten wir seit Beginn unserer Unternehmensgeschichte für die einzig korrekte. Doch das ist für viele unserer Kund:innen, die bereits zuvor mit anderen Übersetzungsagenturen zusammengearbeitet haben, oftmals nicht selbstverständlich.
Translation Memorys (TMs) sind wertvolle Wissensspeicher: Mithilfe dieser wachsenden Datenpools, in denen Segmentpaare (sogenannte Translation Units) aus Ausgangssprache und Übersetzung gespeichert werden, gelingt es, neu zu übersetzende Texte schneller, kostengünstiger und konsistenter zu übersetzen. Stimmt die Qualität des TMs, hat dieses also einen äußerst positiven Einfluss auf die Qualität und Einheitlichkeit von Folgeübersetzungen und ist überdies für alle Prozessbeteiligten ein nützliches Nachschlagewerk. Dementsprechend werden Datenbankinhalte häufig von Kund:innen angefordert. Eine intransparente Rechtslage lässt unseriösen Übersetzungsdienstleistern aber auch die Chance, Datenbanken einzubehalten, bis für diese zusätzlich bezahlt wurde. Von dieser Vorgehensweise nehmen wir strikt Abstand: So gehören die verwendeten Daten nach unserer Philosophie von Beginn der Geschäftsbeziehung an den Kund:innen. Nach diesem Prinzip arbeiten wir bereits anderthalb Jahrzehnte und behalten diese Philosophie auch für die Zukunft bei.
Ihre Vorteile bei uns auf einen Blick:
- Anlegen von Translation Memorys zu Beginn der Zusammenarbeit
- TM-Einbindung bei jedem Übersetzungsprojekt, konsistenter Aufbau und sorgfältige Pflege der Translation Units
- Einbindung von mitgebrachten Unternehmens-Memorys, bei Bedarf professionelle Qualitätseinstufung, Überprüfung und Bereinigung
- Jährlich kostenfreie Übergabe Ihrer TMs auf Wunsch
Datensicherheit: Bei oneword sind Ihre Daten sicher
Wir gewährleisten zu jedem Zeitpunkt größte Datensicherheit durch gemeinsam festgeschriebene und auf höchster Managementebene verankerte Ziele wie Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität, die Etablierung sicherer IT-Landschaften, transparenter Prozesse und die strikte Einhaltung zusätzlicher Anweisungen und spezieller Datensicherheitsvorschriften unserer Kund:innen.
Zu den konkreten Maßnahmen und Regularien zählen die folgenden:
- Sichere IT-Umgebung
- Zertifizierungen
- Umfassendes Datensicherheitskonzept sowie kundenspezifische Sicherheitskonzepte für den Schutz sensibler Übersetzungsdaten
- Prozessabläufe, Arbeitsschritte und Datenspeicherung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (BDSG und DSGVO)
Prüfung unserer Sicherheitsstandards
Die Entwicklung und Überprüfung unserer Sicherheitsstandards erfolgen durch folgende interne und öffentliche Stellen:
- IT-Abteilung oneword: Datensicherheitskonzept und Risikomanagement
- Datenschutzbeauftragter
- Zertifizierungsstellen / offizielle Audits
Folgende Maßnahmen schützen uns und Ihre Daten vor Missbrauch:
1. Umfassendes Datensicherheitskonzept und Risikomanagement
Unser Standort ist Ihr Sicherheitsvorteil: Unsere Büroräume befinden sich im Softwarezentrum Böblingen/Sindelfingen – einem Bürokomplex mit rund 100 Software-Firmen und auf IT ausgerichtete Unternehmen und einem Beiratskonsortium aus Unternehmensmitgliedern wie HP, IBM, Wissenschaftsministerium BW oder der Daimler AG.
Seit über 15 Jahren profitieren wir und unsere Kund:innen vom Konzept „IT von hier“ mit hochgesicherter und hochverfügbarer IT-Infrastruktur an unserem Standort.
- Hochgesicherter Serverraum mit lokalen Servern (physische Zutritts- und Zugangskontrollen, modernste Ausstattung und Schutzmechanismen)
- Umsetzung von BSI Empfehlungen für Informationssicherheit wie z. B. mehrstufige Firewall, Datenverschlüsselungskonzept
- Zutritts- und Zugangskontrolle zu unserer rd. 600 qm großen Bürolandschaft und den Datenverarbeitungssystemen
- Definierte Verantwortlichkeiten und Kontrolle aller datenbezogenen und organisationsbezogenen Prozesse wie Weitergabe, Datenein- und -ausgaben, Auftragsprozesse usw.
- Übersetzungstechnologien wie CAT-Systeme und MT-Systeme werden auf unseren eigenen, lokalen Servern verwaltet. Backups werden an zwei getrennten Orten gelagert für maximale Datensicherheit. Zudem verwenden wir im Bereich MT keine öffentlichen Clouddienste für die sensiblen Übersetzungsdaten unserer Kund:innen
2. Datenschutzbeauftragter (DSGVO/BDSG)
Für die Einhaltung und Überprüfung des Datenschutzes nach den Bestimmungen der DSGVO, des BDSG und nach allgemeinen Sicherheitsstandards ist ein externer Datenschutzbeauftragter und Sicherheitsberater bestellt. Er kontrolliert regelmäßig und gewährleistet die vollständige Sicherheit der unternehmens-, projekt- und personenbezogenen Daten:
Firma: 360° rundum IT
Herr Gerhard Wersching
Prozessabläufe, Arbeitsschritte und Datenspeicherung nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (BDSG und DSGVO)
In all unseren Geschäftsprozessen richten wir uns streng nach den Richtlinien der BDSG und DSGVO. Zudem werden unsere Datenschutzprozesse und -verfahren durch ein internes Team vor Ort und durch externe Audits unserer Industriekunden ständig überprüft. Darüber hinaus schützen wir Ihre Daten durch:
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
- Individuell vereinbarte Sicherheitsvorkehrungen
3. Zertifizierungen / offizielle Audits
Durch unsere DIN EN ISO 17100-Zertifzierung wird die Sicherheit Ihrer Daten bei uns vor und während der Zusammenarbeit, aber auch darüber hinaus, garantiert. Die Zertifizierung gewährleistet zudem, dass unsere Datenschutzmaßnahmen auf dem aktuellen Stand sind. Eine Rezertifizierung erfolgt im regelmäßigen Turnus von zwei Jahren durch Austrian Standards. Unabhängig davon prüfen aber auch Industriekunden mit gesonderten Anforderungen in regelmäßigen Audits unsere Prozesse und Sicherheitskonzepte sorgfältig.
Kundenindividuelle Datensicherheitskonzepte
Auf Wunsch werden individuelle Maßnahmen getroffen, um Ihre Daten zu sichern. Beispielsweise kann dies zusätzliche Verschlüsselungstechnologien oder einen bestimmten Übertragungsweg betreffen oder auch organisatorische Maßnahmen. Gern lässt sich darüber im Vorfeld der Zusammenarbeit sprechen, damit Ihre firmeneigenen Datenschutzrichtlinien und unsere konform laufen.
Nutzen Sie unser Kundenportal für den sicheren Austausch von Daten
oneword steuert und verwaltet Prozesse und Daten im Übersetzungsmanagement systemgestützt und verschlüsselt. Die sensiblen Daten und Dateien verlassen auf diese Weise nicht den geschützten Raum, werden z. B. nicht per E-Mail an Übersetzer:innen oder Kund:innen versandt. Über das integrierte Kundenportal oneTask haben unsere Kund:innen jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und Bestellvorgänge, natürlich kennwortgeschützt und mit individueller Rechtevergabe. Projektmanagementsystem, Kundenportal sowie alle weiteren genutzten Systeme werden durch uns auf eigenen Servern im Serverraum unserer Büroräume im Softwarezentrum Böblingen/Sindelfingen gehostet.
8 gute Gründe für oneword.
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