09.02.2021

Was ist Terminologiemanagement? 

Terminologie ist ein zentraler Faktor für die Corporate Communication von Unternehmen. Denn Fachwortschatz und unternehmensspezifische Wörter und Wendungen effizient zu managen, gewährleistet eine professionelle und zielorientierte Kommunikation und beugt nicht nur Missverständnissen, sondern auch unnötigen Übersetzungskosten vor. Dies bedeutet zwar initialen Aufwand, doch Effekt und Nutzen sind ungleich höher und zahlen sich aus.

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Wenn Ihre aktuellen Schuhe kaputtgehen sollten, würden Sie dann nach Sneakern, Turnschuhen, Freizeitschuhen oder Sportschuhen suchen? Was im Detail schon auffällt, wird im großen Kontext umso wichtiger: Über die gleichen Dinge zu sprechen und zu verstehen, worüber der jeweils andere spricht, erleichtert die Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und auch intern mit Kollegen. Durchaus hilfreich dabei ist eine Terminologiestrategie, die sicherstellt, dass alle Beteiligten die gleichen Benennungen für die gleichen Konzepte oder Produkte verwenden – und dass etwa Kunden präzise Informationen über Angebote und Produkte erhalten. Doch allzu oft wird das Thema zunächst unterschätzt oder übersehen. Dabei ist es eine wichtige Voraussetzung der Corporate Communication und allein schon für die konsistente Texterstellung in allen vorhandenen Medien und Kanälen von entscheidender Bedeutung. Spätestens aber, wenn Unternehmen beginnen, mehrsprachig und global zu agieren, stellen sie fest, dass sie einer korrekten und markengerechten Terminologie viel mehr Beachtung geben müssen. Je früher, desto besser.

Was ist Terminologie?

Terminologie definiert den kompletten Fachwortschatz bzw. die Gesamtheit aller Begriffe und Benennungen – oder eben Termini – eines Fachgebiets. Für Unternehmen ist sie die Grundlage einer qualitativ hochwertigen, klaren, prägnanten und korrekten Kommunikation. Sie ist ein bedeutender Wissensträger. Und sie kann ein spürbarer Zeitfresser sein, wenn sich etwa Benennungen für ein und dasselbe Produkt über mehrere Unternehmensbereiche und Sprachen ungewollt vermehren.

Welche Vorteile bietet eine effektiv verwaltete Terminologie?

Unternehmen mit einer festgelegten, standardisierten Unternehmens- und Fachsprache kommunizieren klar und konsistent mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen. Dieser zentrale Vorteil macht sich in allen Bereichen positiv bemerkbar bzw. fällt negativ auf und aus, wenn die Terminologie fehlt. Einige wesentliche Aspekte:

  • Inhalte sind in jeder Sprache klar, prägnant und verständlich formuliert.
  • Schon die Texterstellung in der Ausgangssprache ist vereinfacht.
  • Es besteht keine Verwechslungsgefahr durch ungenaue Benennungen.
  • Inhalte können schneller erstellt und auf den Markt gebracht werden.
  • Recherche- und Übersetzungsaufwände werden durch Einbeziehung konsistenter Fachtermini und Definitionen, Metadaten und Kontexte reduziert.
  • Maschinelle Übersetzung und MTPE werden effektiver, schneller und noch kostengünstiger.
  • Alle Produkte und Materialien haben eine vereinbarte, konsistente und verständliche Sprache.
  • Die Marke wird durch klare Botschaften weltweit gestärkt.
  • Rechtliche und sicherheitstechnische Probleme durch inkonsistente Sprache oder ungewollte Missverständnisse werden vermieden.

Wie kommt man an Terminologie – und wie fängt man damit an?

Die Terminologie eines Unternehmens ist eigentlich schon da! Sie ist in allen Dokumenten und Unternehmenstexten, auf der Website und in Datenbanken vorhanden. Sie muss also „nur noch“ zusammengetragen, strukturiert und definiert werden.

Dies geschieht durch die Extraktion aller häufig bzw. wiederholt vorkommenden Termini aus einer möglichst großen Anzahl von Quellen und Texten, die einem Terminologiedienstleister zur Verfügung gestellt werden. Es entsteht eine Liste mit Ergebnissen, die fachlich eingeschätzt sowie sprachlich und inhaltlich bereinigt werden muss. Anschließend werden die Termini definiert und mit Kontextsätzen und Zusatzinformationen und bei Bedarf mit fremdsprachlichen Äquivalenten angereichert.

Welche technischen Bestandteile braucht ein effektives Terminologiemanagement?

Zunächst einmal braucht Terminologie einen zentralen Ort, an dem alle Begriffe und Benennungen des Fachgebiets sowie alle entsprechenden Zusatzinformationen und ihre Verwendung festgehalten werden. Dies kann in einem Glossar oder einer Liste formuliert sein, wird heute allerdings zumeist digital und mehrsprachig in einer Terminologiedatenbank verwaltet.

Um die Terminologie im Anschluss weiter auszubauen, werden neue Termini kontinuierlich während der Produktentwicklung, Texterstellung oder Übersetzung vorgeschlagen, die dann direkt in die Datenbank fließen. 

Auf diese Weise entsteht ein kontrolliertes und vor allem verfügbares Fachvokabular, das eine wichtige Grundlage für Technische Dokumentation und effiziente Übersetzungen darstellt. Die notwendigen Regeln und Entscheidungen werden in einem Terminologieleitfaden festgelegt und dokumentiert, um sie nachvollziehbar und reproduzierbar zu machen.

Wann und wie empfiehlt sich Terminologiemanagement?

Immer und jederzeit. Denn der Fachwortschatz bzw. die Terminologie des Unternehmens ist ja bereits in allen Dokumenten, auf der Webseite und in den Datenbanken vorhanden. Und er wird längst verwaltet – etwa über Styleguides, Produktspezifikationen oder in Notizen von Mitarbeitern.

Im Sinne einer konsistenten und effizienten mehrsprachigen Kommunikation gilt es allerdings, die Terminologie zusammenzutragen und strukturiert zu verwenden. Auch wenn dies einigen initialen Aufwand bedeutet, sind Effekte und Ersparnisse schon kurz darauf und langfristig ungleich höher.

Statistisch gesehen kostet die Suche nach der richtigen Benennung bei der Dokumentenerstellung am meisten Zeit. Nachträgliche Korrekturen im Dokument und in den Übersetzungen sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch sehr kostenintensiv. Deshalb sollte die Terminologie schon vor der Dokumentenerstellung und der Übersetzung festgelegt und kontinuierlich erweitert werden, um Mehraufwände langfristig zu minimieren.

Best Practice Terminologiemanagement

Einige Unternehmen sind schon viele Schritte weiter. Zum Beispiel der Technologiekonzern ZF Friedrichshafen: In unserer Fallstudie zeigen wir auf, wie ZF mit Unterstützung des Terminologie-Teams der oneword GmbH ihre umfangreichen Terminologiedaten effektiv und effizient definiert, bereinigt und in weitere Sprachen übertragen hat – und die Unternehmenskommunikation in 12 Sprachen so auf ein neues Qualitätslevel gehoben hat. Wie und mit welch umfangreichem Nutzen, lesen Sie in der aktuellen Case Study.

Für Unternehmen, die sich gerade erst mit dem Thema Terminologie beschäftigen, empfiehlt sich eine erste Verortung und Bestandsaufnahme. Dabei kann ihnen zunächst einmal die kostenlose Checkliste „Kann Ihr Unternehmen von Terminologiemanagement profitieren?“. helfen, um einige zentrale Fragen zu beantworten und aufzuzeigen, unter welchen Voraussetzungen Terminologiearbeit besonders sinnvoll ist. Wie Sie die Vorteile von Terminologiemanagement individuell und optimal für Ihr Unternehmen nutzen können, erfahren Sie in unserer Terminologieberatung. Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf.

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